Jak se české firmy adaptovaly na vzdálené řízení firemních financí

Potřeba řídit firemní finance na dálku se v určité míře vyskytovala na trhu posledních pár let. Zásadní zlom však nastal s letošním příchodem Covidu-19, kdy se převážné množství zaměstnanců společností ocitlo na home officu, což se ukázalo jako bariéra při vykonávání některých klíčových procesů. V jakých agendách vidí firmy největší kámen úrazu, když se řekne řízení firemních financí na dálku, a jak jej překonat?

Kromě oborů, které museli na jaře fungovat standartně, aby zajistili základní potřeby obyvatel, byly ostatní odkázání na práci z domova. „Pro společnosti, které už digitalizací firemních financí prošly, nebyl zásah v této sféře nijak zásadní. Mnohé firmy však na vlastní kůži pocítily, jak špatně se některé agendy řídí a kontrolují na dálku. Uvědomily si, že když jejich týmy pracují vzdáleně, vznikají jim komplikace v běžném provozu. A právě to se pro ně stalo hnacím motorem k rozhodnutí překlopit tyto funkcionality do digitálního světa. Tímto krokem se dané firmy adaptovaly na vzniklou situaci, a do druhé vlny vstoupily připravenější,“ uvádí Petr Herzmann, CEO a spolumajitel společnosti Fidoo.

Petr Herzmann Fidoo

Aktuálně zažíváme druhou vlnu Covidu a dvěma nejčastějšími problémy, se kterými se společnosti potýkají, jsou distribuce firemních peněz na dálku a měsíční vyúčtování bez nutnosti osobního setkání. Pro jejich bezproblémový provoz je však potřebují vyřešit. Co pomohlo firmám, které už se na situaci v tomto směru adaptovaly?

Distribuce firemních peněz na dálku na dva kliky

Výchozí stav:
Všichni z vaší firmy jsou doma, spousta zaměstnanců realizuje nákupy pro firemní účely, ať už jde o toner nebo židli, a potřebují firemní peníze. Jak to udělat, když si člověk nemůže vyzvednout potřebnou částku v plechové pokladničce, kterou má u sebe běžně účetní nebo office manažerka?

V ideálním případě rozešlete všem zaměstnancům karty, ale asi není úplně ve vašem zájmu, aby měli všichni k firemnímu účtu přístup. Zároveň nelze posílat firemní peníze na osobní účet, protože se pak taková transakce musí zaúčtovat, což by pak v účetnictví nehrálo.

Řešení:
Představte si, že můžete rozdat předplacenou firemní kartu komukoliv ve firmě, a mít tak firemní finance naprosto v bezpečí a zároveň absolutní přehled o všech proběhlých transakcích. Něco jako s kreditem na telefonu, ale u této karty nastavíte limity a určíte částku, která tam bude pravidelně chodit. Lze však také dobíjet finance jednorázově dle potřeby.

Zkrátka záleží na vás, ale zaměstnanec disponuje přesně takovou částkou, kterou uznáte za vhodnou. V případě, že by měl kdokoliv ze zaměstnanců málo prostředků, v pár vteřinách mu dobijete další. Na druhé straně, pokud má naopak z nějakého důvodu peněz na kartě nazbyt, a firmě se například kvůli cashflow finance hodí, můžete je z karty jednoduše stáhnout zpět na firemní účet. To všechno na dálku prostřednictvím karty a aplikace, na pár kliknutí. Na rozdíl od banky, kde je celý proces zbytečně komplikovaný a vy pak kvůli drobnosti slyšíte už po desáté: „Nezavěšujte prosím, jste v pořadí. Všichni naši operátoři právě hovoří.“

Uzavření měsíce bez papírových podkladů a osobního setkávání

Výchozí stav:
Ani účetním se home office nevyhnul. Ano, spousta záležitostí se dá sice vyřídit přes telefon a faktury posíláme účetní e-mailem. A pak je tu konec měsíce. Je právě na účetní, aby od všech zaměstnanců získala papírové účtenky za daný měsíc a mohla tak uzavřít účetní období.

Ale co teď, když se snažíte osobní styk mezi zaměstnanci omezit na minimum, a navíc je třeba zrovna ve vaší firmě zaměstnanců takové množství, že než by shromáždila veškeré podklady, máme tu další měsíční uzávěrku.

Nehledě na to, že je shánění a následné hromadění papírových účtenek problémem i za klasického provozu. A jak pak naložit se situací, kdy už má účetní všechny potřebné podklady u sebe, ale při vyúčtování přijde na to, že jí chybí položka, kvůli které nemůže uzavřít daný měsíc?

Řešení:
Řešením je v tomto případě nástroj, který umožní, aby se do něj veškeré pohyby financí shromažďovaly samy hned při jejich vzniku, ať už jde o účtenky, cesťáky, karetní transakce apod. Digitalizace účtenek, kdy účtenku jednoduše nafotíte k realizovanému výdaji, a vše se pak dostává přímo k účetní, usnadňuje celý proces.

Vše potřebné se uloží, podle platné legislativy samo propočítá a vyúčtování jde potom hladce. Navíc lze neuzavřenou položku převést do dalšího měsíce, což přináší účetním obrovskou úlevu a velmi tuto možnost oceňují. Posléze už stačí jenom nahrát data do účetního programu společnosti a je hotovo.

Koronavirus se mezi námi objevil nečekaně a kdybyste před rokem někomu popsali situaci, která během letošního jara vypukla a podobá se sci-fi filmu, nejspíš by si ťukal na čelo. Covid se sice stal pro některé firmy jednou z příčin, proč procesy digitalizovat, ale rozhodně není od věci mít možnost řídit firmu na dálku včetně firemních financí i za běžných okolností.

 

+1

Zbavte se papíroo, věnujte se businessoo

Není už ten správný čas začít? Nebo chcete na konci měsíce zase řešit to samé? 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Přečtěte si více

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Přestaňte papírovat. Začněte digitalizovat

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Chci Cashbot i Fidoo

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Našli jste vše, co jste hledali?

Jestli máte minutku, rádi bychom znali Váš názor na obsah našich webových stránek.

Ale no tak... Řekli jsme přeci bez papírů.

Raději si tuto stránku uložte mezi oblíbené, ať se k ní můžete kdykoli vrátit.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Zdigitalizovat i firemní finance

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Facility management bez papírování

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Řidiči s kartami, ne s hotovostí

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Méně stresoo pro účetní

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Práce s lidmi bez papírování? Ano.

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Využít nabídka pro KCÚ

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.