Fixlují vaši zaměstnanci? Skoncujte s tím!

Skoncujte s fixlováním zaměstnanců

Hotovost leckdy člověka pálí v kapse a má pocit, že by měl něco zákonitě utratit. V případě firemních peněz se to však stávat nesmí. Zní to jednoduše že, ale v praxi se občas do systému chybička vloudí. Hotovostní transakce se totiž těžko kontrolují a ověřují. Co dělat, když se to stane, respektive jak zařídit, aby k tomu vůbec nedocházelo? Nabízí se jednoduchá odpověď – zbavte se veškeré hotovosti ve firmě. Zdá se to nemožné, ale je opravdu nutné, aby bylo řešení zdánlivě komplikované záležitosti vždy složité?

Ačkoliv bychom ocenili, kdyby byli ve firmě všichni čestní stejně jako Mirek Dušín, čas od času býváme svědky opaku. Pokud u sebe ve firmě takové specialisty máte, naučte se předcházet situacím, kdy se jim to nabízí. Podíváme se, co konkrétního řešili naši klienti, než zavedli Fidoo.

  1. Firemní záloha nejsou peníze na vánoční dárky
    Vyslechli jsme si stížnosti našeho klienta, který popisoval, jak rozdal pravidelné měsíční zálohy na provozní náklady jednotlivých oddělení. Ale jelikož se tomu tak stalo na začátku prosince, někteří zaměstnanci si to vyložili jako dobrý způsob, jak si zajistit vánoční dárky pro svou rodinu. Bez ohledu na to, že jde o firemní peníze určené k úplně jiným účelům. Když se klient několika svých zaměstnanců dožadoval doložení účtenek, za co byly peníze utraceny, výmluvy nebraly konce. A tak se klient rozhodl, že skoncuje s hotovostí a nahradí ji kartami. Jak se říká – potrefená husa se vždycky ozve – v průběhu zavádění vzešla od těchto zaměstnanců neskutečně velká vlna nevole a protiargumentů, proč by se systém neměl zavádět. Asi už tušili, že nyní bude každá transakce evidována včetně konkrétního času i místa. Po zavedení se už tento problém nevyskytl.Vyměňte hotovost za Fidoo kartu
  2. “Já už jsem peníze ale vrátil”
    Jiný klient nás upozornil, že poslední kapkou pro kompletní zrušení hotovostních transakcí byl moment, kdy pravidelně docházelo ke ztrátám hotovosti. Zaměstnanec dostal peníze z hotovostní pokladny na občasné výdaje svého oddělení. Firma měla interní pravidlo, že na konci měsíce je nutné vrátit zbývající hotovost před finálním vyúčtováním. Nastala ale velmi bizarní situace. Když byl zaměstnanec vyzván, aby vrátil zbývající částku, argumentoval tím, že ale přece peníze nechal v účtárně na stole a že on nemůže za to, jestli je někdo ukradl.S Fidoo se situace změnila. Klient rozdal zaměstnancům Fidoo karty, na které dobíjí určitou sumu peněz danému oddělení. Při placení Fidoo kartou, přijde zaměstnanci notifikace, aby do aplikace vyfotil účtenku k provedené transakci. Vše je tak přehledně ve Fidoo a s přebývající nebo chybějcí hotovostí na něčím stole si klient už nemusí dělat hlavu.

    Vše včetně účtenek najdete ve Fidoo přehledně zaevidované v elektronické podobě

  3. Umí každý manažer z hlavy správně spočítat diety? Ani omylem!
    Zaměstnanci u jednoho našeho klienta si bystře všimli obecně platné skutečnosti, že málokterý manažer si umí v hlavě rychle spočítat správnou a adekvátní částku zálohy na stravné a kapesné na služební cestu. Když pak takovému manažerovi nějaký filuta podstrčí žádost o služebku, kde si zažádá třeba o desetkrát vyšší zálohu, než mu podle sazeb stravného a kapesného náleží, tak to manažer bez přemýšlení vždy schválí a v účtárně jim nezbyde, než vše hříšníkovi vyplatit. Pokud jsou zálohy v cizích měnách, tak je v tom ještě větší zmatek a následné vyúčtovávání, tahanice a vymáhání peněz zpět nebralo konce.Po zavedení Fidoo se každá žádost o služebku nejprve propočetla v ERP systému, který k ní doplnil správně vypočtenou zálohu podle aktuálních sazeb stravného a kapesného pro danou lokalitu cesty a tato částka se automaticky nabila cestovateli na Fidoo kartu. Ani o korunu více. Manažeři se tak obejdou bez perfektní znalosti výše stravného a kapesného aniž by docházelo ke zneužívání této neznalosti v podobě přemrštěných záloh.
  4. “Jéé, toho jsem si nevšiml”
    Zaměstnanec našeho dalšího klienta přicházel s účtenkami k pokladní a “omylem” mezi firemní účtenky vložil i tu za sobotní oběd s rodinou. Když si pokladní náhodou takové účtenky nevšimne, zaměstnanec dostane proplacené peníze a vše se zaúčtuje jako firemní výdaj. V opačném případě, kdy to účetní zaznamená, uslyší nejčastěji předem připravenou omluvu, že k tomu došlo náhodou.S Fidoo se tohle nestane. Zaměstnanec platí kartou, fotí účtenku a výdaj posílá ke schválení. Až poté vše putuje k účetní. Navíc tím, že je všechno elektronicky evidováno, je vidět přesně kdy a kde výdaj vzniknul, se přirozeně kdokoliv bojí platit firemní kartou čistě soukromé výdaje a ty pak poslat nadřízenému ke schválení. Například útrata v restauraci během dovolené či víkendu bude odhalena přímo v ten okamžik, kdy vznikla.Pokud by k tomu opravdu nějakým nedopatřením došlo, lze výdaj ve Fidoo zamítnout, nebo označit jako soukromý a danou částku vydanou za osobní záležitosti následně zaměstnanci strhnout z výplaty.

Občas se řešení jeví složitější než ve skutečnosti je. Několik výše zmíněných příběhů odhalujících, jak se naši klienti zbavili starostí s hotovostí, nám dává za pravdu. Firemní hotovost lze s Fidoo řídit daleko transparentněji a v mnoha situacích se bez ní lze úplně obejít náhradou za modernější a pohodlnější způsob distribuce peněz a řešení plateb. Poměrně snadno si tak ušetříte velké množství možných i nemožných peripetií. Kde tedy začít, abychom skoncovali s hotovostí a s ní spojeným fixlováním ve firmě? Přece ve Fidoo.

1+

Zbavte se papíroo, věnujte se businessoo

Není už ten správný čas začít? Nebo chcete na konci měsíce zase řešit to samé? 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Přečtěte si více

Tisková zpráva FIdoo
Tisková zpráva
Fidoo

Dočasný výpadek Fidoo karet

V důsledku preventivního zásahu britského regulátora finančního trhu Financial Conduct Authority (FCA) vůči společnosti Wirecard Card Solutions Limited, který byl zahájen 26.6.2020 v kontextu insolvence

Číst dále »

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.