5 jednoduchých kroků, jak začít účetní rok 2021 v klidoo

Účetní v klidoo

S předposledním měsícem roku se nám neúprosně blíží vánoční shon, přestože tento rok možná v trochu jiné podobě. Ať už to bude vypadat jakkoliv, pro firmu konec roku znamená účetní uzávěrku. Když se za uplynulým rokem ohlédneme, možná se vám vybaví nepříjemnosti spojené se zajišťováním hladkého průběhu účetnictví během karantény. Co fungovalo, nebo co naopak na dálku bez styku s ostatními kolegy opravdu nešlo vykonávat? A teď se zamyslete, jak to tedy v tom příštím roce udělat jinak a lépe.

Leckdy se jako účetní dostáváte do stresových situací, třeba když už se blíží konec měsíce nebo roku a vy u sebe nemáte shromážděné všechny účtenky a faktury, které jste měli mít, protože se prostě „někde zasekly“. A to se letos úplně nemuselo jednat o selhání lidského faktoru v podobě ztrát a zapomenutí, ale spíše o nemožnost si doklady nějakým bezpečným způsobem včas předat.

Pojďme vkročit do roku 2021 jinak, bez stresu. Zbavme se nadbytečného papírování. I když vás jako účetní možná při této větě zamrazí, protože si bez svých tabulek a papírů neumíte svojí práci vůbec představit, ujišťujeme vás, že není nutné se zbavit veškerého papírování, ale především toho, které vás zbytečně zdržuje a dané procesy se dají bez něj dělat mnohem jednodušeji.

A co tedy vlastně změnit a jak? Přinášíme vám 5 konkrétních tipů, jak se dostat do většího klidů, ať už budete dělat jakoukoliv uzávěrku.

  1. Nahraďte firemní peníze kartami
    Připomeňme si klasiku. Zaměstnanci si chodí vyzvedávat hotovost na jednotlivé nákupy do firemní pokladny, následně po útratě vracejí zbylou hotovost společně s účtenkou. Vy si na to vedete speciální excel nebo vše zapisujete do pokladní knihy, neustále kontrolujete, jestli hotovost v pokladně sedí, a to je ještě ten ideální průběh. V horším případě dolujete z kolegů drobné, které se jim smíchaly s jejich hotovostí a celý proces se tím akorát prodlouží anebo naháníte účtenky, které místo u vás končí v propadlišti dějin.Přehled a kontrolu můžete získat díky předem nabitým firemním kartám, které ve spojení s online aplikací zaznamenávají veškerý pohyb firemních financí, ať už dotyčný kartou platí nebo s ní vybírá z bankomatu. K vytvořenému výdaji následně nahrává nebo fotí účtenku a vše putuje online rovnou k vám. Sníží se tak chybovost při zadávání transakcí ručně, zpětně dohledáte jakoukoliv transakci nebo doklad a času vám to zabere o dost méně.

    Aplikace v mobilu a karta

  2. Převeďte cesťáky do digitální podoby
    Agenda spojená s cesťáky spolkne spoustu času a zabrnká na nervy všem zúčastněným stranám. Vy do tohoto procesu vstupujete ve chvíli, kdy vše účtujete. A co je u toho formulářů, propočtů a různých měn. Navíc se legislativní náležitosti ve formulářích čas od času mění, a přestože vy jej můžete na firemním disku aktualizovat o sto šest, vždycky se najde někdo, kdo vám donese vyplněnou starou verzi formuláře.S využitím stejných pomocníků jako v předchozím případě, předem nabité karty a aplikace, získáte od kolegů podklady digitálně a bez chyb. Veškeré výdaje uskutečněné během jejich cest jsou automaticky zaznamenávány, účtenku k danému výdaji vyfotí na mobil, a pak jen jednoduše přiřadí v aplikaci ke služební cestě. Vy tak vidíte vše hezky pohromadě. Další výhodou, která pro vás znamená ulehčení, je automatický výpočet stravného a kapesného. Vše podle aktuálně platné legislativy – o to se stará aplikace sama. Stejně tak, pokud daná osoba překračuje při služební cestě hranice několika států, lze tuto aktivitu v aplikaci nastavit jako přejezd a vše se propočítá v dané měně, takže není nutné složitě dopátrávat a dopočítávat ručně.
  3. Skončete s uháněním kolegů kvůli účtenkám
    Nahánění kolegů kvůli předání papírových účtenek na konci měsíce znáte líp než svoje boty. Ani vy ani FÚ ale opravdu účtenky v papírové podobě nepotřebuje. Prostřednictvím aplikace v mobilu mohou držitelé karty po zaplacení výdaje účtenku jednoduše nafotit a vy už ji máte v aplikaci automaticky načtenou nebo případně pošlete zapomětlivému kolegovi v systému online požadavek k jejímu doplnění.

    Focení účtenky na mobil

  4. Uzavírejte měsíc na dva kliky
    Nemůžete uzavřít měsíc, protože nemáte vybrané potřebné podklady od všech zaměstnanců, a přes to vlak nejede?U předchozích bodů jste si možná všimli jisté podobnosti. Veškeré pohyby financí se automaticky zaznamenávají a účtenky od kolegů na vás mohou chodit průběžně. Co to tedy pro vás znamená při uzavírání měsíce? Jste víc v klidu, protože v mezičase vidíte, k čemu kolegové už podklady dodali a k čemu ne. A navíc je tu jedna funkcionalita, která by se dala označit za svatý grál. I vy totiž můžeme položky uzavírat průběžně. Ty, u kterých na konci měsíce přece jenom chybí potřebné podklady, lze jedním kliknutím přesunout do dalšího měsíce. Zároveň pokud ve firmě používáte propočítání výdajů do mzdy zaměstnance, můžete v aplikaci nastavit tak, že bez dodaných dokladů, se mu daná částka strhne ze mzdy.

  5. Přestaňte opisovat výpisy z účtu
    Kouknete do jednoho excelu, otevřete si účet firmy a data postupně shromažďujete do další tabulky. Pak ještě propsat do mezd jednotlivých zaměstnanců, což znamená další excel.Jak se „neuexcelovat“ k smrti? Stačí udělat export dat z aplikace, a ta pak už jenom nalít do vašeho účetního systému. Když jsou data v importu řádně nastavená a uspořádaná, stačí jej zadat a položky do vašeho účetního systému naskáčou samy.

Máte představu, jak moc by vám změna v uvedených procesech mohla ušetřit času a nervů? Z důvěryhodného zdroje, který všech těchto vymožeností využívá, si troufneme říct, že přes 50 % původně vynaloženého času měsíčně. Vliv na šetření nervů jsme si dovolili spočítat v tabulkách čokolády a vyšly nám minimálně dvě tabulky čokolády za měsíc. To však neznamená, že si ji dát nemůžete.

Chcete být tedy příští rok v klidu mít takový systém na účtárně? Mrkněte na Fidoo více v detailu nebo se s námi rovnou spojte.

1+

Zbavte se papíroo, věnujte se businessoo

Není už ten správný čas začít? Nebo chcete na konci měsíce zase řešit to samé? 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Přečtěte si více

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Ale no tak... Řekli jsme přeci bez papírů.

Raději si tuto stránku uložte mezi oblíbené, ať se k ní můžete kdykoli vrátit.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Zdigitalizovat i firemní finance

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Facility management bez papírování

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Řidiči s kartami, ne s hotovostí

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Méně stresoo pro účetní

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Práce s lidmi bez papírování? Ano.

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Využít nabídka pro KCÚ

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.