Do přihlašovacího okna zadejte přihlašovací údaje a potvrďte tlačítkem Přihlásit. Zobrazí se nové okno pro zadání šestimístného ověřovacího kódu (na obrázku níže).
Zadejte šestimístný kód, který jste obdrželi na mobil a pod vyplňovacím polem aktivujte tlačítko Přihlášení bez ověřovací SMS po dobu 90 dnů na tomto zařízení tak, že na něj kliknete.
Potvrďte tlačítkem Potvrdit a nadcházejících 90 dní vás aplikace nevyzve k zadání SMS kódu.
K čemu slouží silné ověření a jak jej nastavit, se dočtete na této stránce.
Nebojte se zadat své soukromé telefonní číslo. Bude používáno výhradně k obdržení SMS autorizačních kódů a my ve Fidoo ho nebudeme používat k zasílání jakýchkoliv obchodních či marketingových zpráv, pokud jste nám k tomu neudělili souhlas. Vaše telefonní číslo je údaj, k němuž máte přístup pouze vy a Hlavní správce Fidoo aplikace ve vaší společnosti.
Bez mobilního telefonu se do Fidoo aplikace nedostanete. Pokud se do aplikace nepotřebujete přihlásit, nebo platit online, můžete využívat kartu Fidoo pro platby u obchodníků nebo výběry z bankomatu i bez možnosti přístupu.
V zásadě žádná technická omezení nejsou, zařízení může být například stolní počítač, notebook, ale i tablet či mobilní telefon s přístupem k internetu.
Pokud se do aplikace přihlašujete ze zařízení (počítač, tablet, notebook, mobilní telefon apod.), které není přidané do důvěryhodných, nabídneme vám možnost přidat ho mezi důvěryhodné přímo na obrazovce při přihlašování. Stačí aktivovat toto nastavení v okně, kam zadáváte ověřovací SMS kód. Při dalším přihlášení z tohoto zařízení pak už bude stačit zadat jen identifikátor a heslo do aplikace.
Druhým faktorem je buď jednorázová SMS s ověřovacím kódem zasílaná při každém přihlášení do Fidoo aplikace nebo přihlašování z tzv. důvěryhodného zařízení. Při přidání důvěryhodného zařízení proběhne jednorázové ověření prostřednictvím SMS kódu, poté již nebude kód vyžadován. Pokud se však do Fidoo aplikace budete přihlašovat z jiného zařízení, budete opět vyzváni k ověření prostřednictvím SMS kódu.
Celý tento systém zabezpečení při přihlašování se nazývá Silné ověření uživatele (Strong Customer Authentication – SCA) a dle zákona jsme povinni silně ověřit každého uživatele při vstupu do Fidoo aplikace.
V případě, že při každém přihlášení do aplikace Fidoo nechcete vyplňovat kromě přihlašovacího jména a hesla i ověřovací kód, můžete si v aplikaci zapnout funkci Přihlášení bez ověřovací SMS po dobu 90 dnů.
Po zadání přihlašovacích údajů a potvrzení tlačítkem Přihlásit, se zobrazí nové okno pro zadání šestimístného ověřovacího kódu (na obrázku níže).
Na vaše mobilní zařízení byl zaslán kód, který vepište do vyplňovacího pole.
Pod vyplňovacím polem vidíte možnost Přihlášení bez ověřovací SMS po dobu 90 dnů na tomto zařízení.
Klikněte na ni – místo šedého políčka s textem Ne teď vidíte zelené pole s textem Ano. Akci potvrďte tlačítkem Potvrdit a nadcházejících 90 dní vás aplikace nevyzve k zadání SMS kódu.
K čemu slouží silné ověření a jak jej nastavit, se dočtete na této stránce.
Nebojte se zadat své soukromé telefonní číslo. Bude používáno výhradně k obdržení SMS autorizačních kódů a my ve Fidoo ho nebudeme používat k zasílání jakýchkoliv obchodních či marketingových zpráv, pokud jste nám k tomu neudělili souhlas. Vaše telefonní číslo je údaj, k němuž máte přístup pouze vy a Hlavní správce Fidoo aplikace ve vaší společnosti.
Bez mobilního telefonu to nepůjde. Pokud jste se do Fidoo aplikace dosud nepotřebovali přihlašovat, ani platit online, pak se pro vás vlastně nic nemění.
V zásadě žádná technická omezení nejsou, zařízení může být například stolní počítač, notebook, ale i tablet či mobilní telefon s přístupem k internetu.
Pokud se do internetového bankovnictví přihlašujete ze zařízení (počítač, tablet, notebook, mobilní telefon apod.), které není přidané do důvěryhodných, nabídneme vám možnost přidat ho mezi důvěryhodné přímo na obrazovce při přihlašování. Následně stačí takový krok potvrdit pomocí SMS. Při dalším přihlášení z tohoto zařízení pak už bude stačit zadat jen identifikátor a heslo do internetového bankovnictví.
Zařízení, které takto označíte, budeme považovat za bezpečné (důvěryhodné) a po dobu 90 dnů si na něm při přihlašování vystačíte s vaším uživatelským jménem a heslem bez nutnosti zadávat ověřovací SMS kód zaslaný na váš mobilní telefon. Po uplynutí 90 dnů musíte toto zařízení znovu označit jako důvěryhodné a potvrdit tuto volbu ověřovacím SMS kódem.
Schvalování představuje většinou zdlouhavý proces, zejména u velkých firem, kde je struktura schvalování složitější. S naším nástrojem je možné si práci ulehčit prostřednictvím jednoduchého schvalování odkudkoliv. Některým firmám, které pracují na bázi projektů, však nemusí vyhovovat nastavení schvalování v rámci týmů. Potřebují totiž schvalovat a kontrolovat finance na úrovni konkrétního projektu a třeba i vidět celkový rozpočet a jeho čerpání. Nelenili jsme a funkcionalitu projektové schvalování jsme dovyvinuli. Nyní ji přinášíme našim zákazníkům, abychom jim jejich práci ještě o něco zpříjemnili a usnadnili.
Kdo takové schvalování využije
Pro konkrétnější představu o tom, jakým firmám se vlastně taková funkcionalita hodí, si uvedeme pár příkladů.
„Čím dál častěji narážíme u našich klientů na potřebu řídit si své náklady na úrovni projektů, které mají mnohdy i jasně definovaný rozpočet. Projektové schvalování proto dává smysl takovým firmám, které dodávají projekty zákazníkům. Nezáleží na tom, jestli jde o stavbu, tvorbu reklamního videa nebo třeba vývoj aplikace. Základní parametr tvoří fakt, že všechny náklady, které vedou k realizaci daného projektu musíme někde zohlednit. Projektový manažeři mohou mít na starosti více různých projektů, kdy chtějí mít kontrolu a přehled nad čerpáním financí každého z nich zvlášť. Do projektů rovněž často vstupují lidi zvenčí jako IT odborníci, dělníci, herci apod. Kdybychom si měli vymezit obory, kterých se týká projektové schvalování především, patří mezi ně stavebnictví, filmové produkce, marketingové agentury, eventové agentury nebo IT firmy,” říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
“Na druhou stranu sem spadají i velké korporace, kde se na bázi projektů účtuje interně – najímají se konzultanti, řeší se cestovní náhrady, materiál, zasedačky, hotely apod. Dneska si to tyto firmy mohou řídit a taky řídí přes controlling, kde daný projekt mají jako příznak nebo nákladové středisko. To ale neumožňuje kontrolu projektových manažerů v reálném čase. Čerpání rozpočtu tak vidí až třeba na začátku dalšího měsíce, a nemohou flexibilně řídit náklady. Proto si většina projektových manažerů vede svoje pomocné evidence nákladů na projekt. V projektovém schvalování lze však všechny zmíněné nákladové položky zastřešit pod konkrétní projekt, řídit jeho náklady a zároveň mít možnost pracovat s daným rozpočtem, který mohou průběžně kontrolovat, “ dodává Petr.
Využití projektového schvalování cílí také na firmy, kde bychom to na první dobrou nemuseli čekat. Třeba takové sportovní oddíly, které využívají dotace. Dotace se totiž stejně jako projekt vztahují také k určitému rozpočtu na konkrétní účel. Daný rozpočet nesmí být překročen, což je něco, co se dá právě prostřednictvím projektového schvalování uhlídat.
Druhé takové nečekané odvětví představují neziskovky, které mohou pracovat rovněž na projektové bázi. Udělají například 10 projektů za rok, kde potřebují využívat různé lidi a nástroje, a následně za ně vykázat náklady a vyúčtovat je v rámci daného projektu. Zároveň se neziskovek týkají rovněž dotace stejně jako sportovních klubů.
Schvalování projektů pod lupou
Klienti si tedy v současné době mohou přepnout typ schvalování v případě, že se jim tato varianta hodí víc dle jejich konceptu podnikání, a získávají tak kontrolu nad čerpáním rozpočtů u konkrétních projektů. Jaký je však rozdíl mezi původním týmovým schvalováním a tím novým projektovým?
Týmové schvalování, které bylo ve Fidoo pro firmy doposud jedinou dostupnou možností, představuje proces, kdy je určen schvalovatel – většinou manažer týmu, který schvaluje výdaje v rámci svého týmu a má nad nimi tak kontrolu. Lze mít jiného schvalovatele pro celou firmu, pro konkrétní týmy nebo dokonce uživatele, ale je pro všechny výdaje daného celku stále stejný.
Projektové schvalování umožňuje sledovat výdaje a cesťáky k určitému projektu. Schvalovatelem již nemusí být manažer týmu, jako tomu bylo doposud, ale ve většině případů jde o projektového manažera, který svým schvalováním jednoduše řídí, jaké náklady si do projektu pustí a jaké ne. Fidoo pak takovému manažerovi poskytuje i jasný přehled, kolik už z projektového rozpočtu je vyčerpáno a kolik v něm ještě zbývá. Ze strany uživatele to pak znamená, že v závislosti na tom, jaký projekt vybere v cesťáku nebo výdaji, se změní schvalovatel.
Když se tedy rozhoduji v zájmu firmy, ať už jako CFO nebo CEO, jestli bych měl do projektového schvalování jít či ne, přijdou na přetřes benefity, které tato funkcionalita přináší.
Schvalování výdajů k projektům na dálku online – z aplikace v počítači nebo mobilu.
Mohu mít schvalovatele přímo nad projektem – tuto roli přebírá většinou projektový manažer a zároveň pod sebou může mít více projektů.
Přehledný rozpočet a jeho postupné čerpání v rámci daného projektu
Přehled všech projektů a jejich čerpání celkem – důležité především pro CFO, který může vidět všechny projekty firmy a mít tak přehled v reálném čase.
„Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc těšíme na třešničku na dortu ve formě grafů a možnosti sledování u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking films.
„Už teď si naši uživatelé ve Fidoo spojují v průměru necelých 10 % všech svých výdajů s definovanými projekty či zakázkami. Věříme, že se nová funkcionalita bude našim uživatelům líbit a využívání „Projektů“ ve Fidoo pro kategorizaci a řízení svých projektových nákladů bude ještě intenzivnější,“ komentuje Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
Všichni naši klienti mají již tuto funkcionalitu zpřístupněnou a je jen na nich, jestli si ji aktivují nebo ne. Aby si vše zvládli sami nastavit, připravili jsme pro ně video a webovou stránku, kde naleznou veškeré důležité informace a podklady.
Schvalování přes Fidoo obecně, ať už se jedná o týmové nebo projektové, znamená v tomto procesu až revoluční změnu, která přináší agendě zrychlení a zefektivnění. Záleží tedy na konceptu vašeho podnikání, jestli se vám více hodí schvalovat projektově nebo týmově. Pokud vás možnosti schvalování oslovily, ale stále si nejste jisti, jaká varianta se hodí právě k vám do firmy, není problém. Spojte se s námi a my vám rádi poradíme.
Na základě informací z našeho webu: Schvalování po projektu se rozhodněte, jestli je pro vás Projektové schvalování to pravé ořechové. Pokud ano, dejte vědět vaší účetní.
Společně s účetní se dohodněte na pravidlech projektů a jejich vkládání do Fidoo. Budete chtít projekty naimportovat nebo vkládat manuálně?
U importu projektů lze zadat kód a název projektu podle námi připravené šablony importu projektů.
Ostatní nastavuje váš hlavní správce ručně přímo ve Fidoo, ale můžete si pro něj připravit informaci o schvalovateli za firmu, schvalovatele ke konkrétním projektům nebo rozpočet. Více v našem návodu.
Je nutné doplnit projekty u “rozschválených” výdajů. Možnosti, jak na to, najdete v našem návodu, a pak už jenom stačí domluvit se s vaší účetní na konkrétním řešení.
Po úspěšném zpracování podkladů předejte tyto informace vašemu hlavnímu správci, který jako jediný může ve Fidoo Projektové schvalování aktivovat.
Pro účetní
Sejděte se s CFO firmy a domluvte se na pravidlech projektů a jejich vkládání do Fidoo. Jestli chcete naimportovat projekty ze souboru nebo vkládat manuálně. Jaké všechny položky mají obsahovat, najdete v šabloně importu projektů, kterou jsem pro vás připravili.
Je nutné doplnit projekty u “rozschválených” výdajů. Možnosti, jak na to, najdete v našem návodu. Po dohodě s CFO přejděte k vybranému doplňování projektů.
Když bude u všech otevřených výdajů/cesťáků doplněný projekt, předejte informaci vašemu hlavnímu správci, který tak může Projektové schvalování aktivovat.
Nebojte se, import do vašeho účetního systému proběhne se změnou typu schvalování bez problému. Jedinou změnou bude to, že se vám existující sloupec Projekty naplní názvy daných projektů.
Pro hlavní správce
Sejděte se s CFO a vaší účetní, kteří vám předají podklady a pravidla nutná pro správné nastavení Projektového schvalování ve Fidoo.
Když máte veškeré potřebné podklady u sebe, podívejte se na náš připravený návod a s chutí do toho.
Pro zapnutí schvalování výdajů a cesťáků podle přiřazeného projektu je potřeba:
vytvořit si ve Fidoo seznam projektů a nastavit u nich schvalovatele (a případně budget)
doplnit Projekt ve všech neuzavřených výdajích a cesťácích (ve stavu Ke schválení, K uzavření), ve kterých není vybrán Projekt:
Jednou z možností je vrátit takový výdaj/cesťák zpět zadavateli s komentářem o doplnění projektu.
Uživatel s rolí Účetní může projekt doplnit, aniž by bylo potřeba výdaj/cesťák zamítat a vracet zpět zadavateli k doplnění.
Přepnutím schvalování na Projektové schvalování se pole Projekt stane povinným a uživatel bude muset vždy tento údaj vyplnit.
Nastavení schvalování dle projektů
Nastavení schvalování podle projektů
Schvalování výdajů a cesťáků podle přiřazeného projektu provedete v sekci Nastavení – Firma (1) – Schvalování (2) přepnutím na volbu Projektové schvalování (3). Volbu potvrďte tlačítkem „Uložit nastavení“.
Nastavení projektů a schvalovatelů
V Nastavení (1) -> Projekty (2) můžete přidávat nebo upravovat číselník projektů ve Fidoo. Kliknutím na řádek s projektem (3) se v pravé části zobrazí jeho profil, nastavení a možnost nastavovat schvalování projektu (4).
Podobně jako jinde ve Fidoo i zde je možné uplatňovat schvalování podle nastavení na úrovni Firmy nebo nastavit vlastní schvalovatele pro tento konkrétní projekt (5).
