Kroky, které předchází spuštění schvalování po projektu
Pro CFO
Na základě informací z našeho webu: Schvalování po projektu se rozhodněte, jestli je pro vás Projektové schvalování to pravé ořechové. Pokud ano, dejte vědět vaší účetní.
Společně s účetní se dohodněte na pravidlech projektů a jejich vkládání do Fidoo. Budete chtít projekty naimportovat nebo vkládat manuálně?
U importu projektů lze zadat kód a název projektu podle námi připravené šablony importu projektů.
Ostatní nastavuje váš hlavní správce ručně přímo ve Fidoo, ale můžete si pro něj připravit informaci o schvalovateli za firmu, schvalovatele ke konkrétním projektům nebo rozpočet. Více v našem návodu.
Je nutné doplnit projekty u “rozschválených” výdajů. Možnosti, jak na to, najdete v našem návodu, a pak už jenom stačí domluvit se s vaší účetní na konkrétním řešení.
Po úspěšném zpracování podkladů předejte tyto informace vašemu hlavnímu správci, který jako jediný může ve Fidoo Projektové schvalování aktivovat.
Pro účetní
Sejděte se s CFO firmy a domluvte se na pravidlech projektů a jejich vkládání do Fidoo. Jestli chcete naimportovat projekty ze souboru nebo vkládat manuálně. Jaké všechny položky mají obsahovat, najdete v šabloně importu projektů, kterou jsem pro vás připravili.
Je nutné doplnit projekty u “rozschválených” výdajů. Možnosti, jak na to, najdete v našem návodu. Po dohodě s CFO přejděte k vybranému doplňování projektů.
Když bude u všech otevřených výdajů/cesťáků doplněný projekt, předejte informaci vašemu hlavnímu správci, který tak může Projektové schvalování aktivovat.
Nebojte se, import do vašeho účetního systému proběhne se změnou typu schvalování bez problému. Jedinou změnou bude to, že se vám existující sloupec Projekty naplní názvy daných projektů.
Pro hlavní správce
Sejděte se s CFO a vaší účetní, kteří vám předají podklady a pravidla nutná pro správné nastavení Projektového schvalování ve Fidoo.
Když máte veškeré potřebné podklady u sebe, podívejte se na náš připravený návod a s chutí do toho.
Pro zapnutí schvalování výdajů a cesťáků podle přiřazeného projektu je potřeba:
vytvořit si ve Fidoo seznam projektů a nastavit u nich schvalovatele (a případně budget)
doplnit Projekt ve všech neuzavřených výdajích a cesťácích (ve stavu Ke schválení, K uzavření), ve kterých není vybrán Projekt:
Jednou z možností je vrátit takový výdaj/cesťák zpět zadavateli s komentářem o doplnění projektu.
Uživatel s rolí Účetní může projekt doplnit, aniž by bylo potřeba výdaj/cesťák zamítat a vracet zpět zadavateli k doplnění.
Přepnutím schvalování na Projektové schvalování se pole Projekt stane povinným a uživatel bude muset vždy tento údaj vyplnit.
Nastavení schvalování dle projektů
Nastavení schvalování podle projektů
Schvalování výdajů a cesťáků podle přiřazeného projektu provedete v sekci Nastavení – Firma (1) – Schvalování (2) přepnutím na volbu Projektové schvalování (3). Volbu potvrďte tlačítkem „Uložit nastavení“.
Nastavení projektů a schvalovatelů
V Nastavení (1) -> Projekty (2) můžete přidávat nebo upravovat číselník projektů ve Fidoo. Kliknutím na řádek s projektem (3) se v pravé části zobrazí jeho profil, nastavení a možnost nastavovat schvalování projektu (4).
Podobně jako jinde ve Fidoo i zde je možné uplatňovat schvalování podle nastavení na úrovni Firmy nebo nastavit vlastní schvalovatele pro tento konkrétní projekt (5).
